Säkra mässdeltaganden

 

Vi är en bransch som för samman människor. Deras hälsa och säkerhet är vår högsta prioritet. Men vi bryr oss också om att människor och företag ska ha möjlighet att träffas och inspirera varandra, utbyta kunskap och inte minst göra bra affärer. Allt detta i en trygg miljö. Stora delar av världen har öppnat upp för mässor igen och vi arbetar hårt för att Sverige ska följa efter inom en snar framtid. För mässorna är en viktig drivkraft för att få fart på den svenska ekonomin igen.

 

I det följande beskriver vi hur mässorna och du som utställare kan arbeta för att skapa säkra mässor. Mässor som både är säkra från virus och som skapar säkra affärer för dig som ställer ut.

 

 

HUR FUNGERAR EN MÄSSA?

 

Olika typer av mässor

Begreppet mässa är brett och omfattar en mängd olika typer av möten. Här ingår allt ifrån stora publika mässor till smala branschmässor där endast speciellt inbjudna har tillträde. Utomhus eller inomhus är ytterligare en stor skillnad.

 

Stora ytor

Mässanläggningarna varierar i storlek. De största svenska anläggningarna har en bruttoyta inomhus på långt över 50 000 m2 samt tusentals parkeringsplatser och en väl utbyggd infrastruktur.

 

Besökare som kommer och går vid olika tidpunkter

Besökare kommer till mässan vid olika tidpunkter och man lämnar inte heller lokalerna samtidigt. Det vill säga om t.ex. en fyradagars mässa har totalt 20 000 besökare så vistas kanske max 3 000 besökare samtidigt i anläggningen. Vilket kan sättas i relation till tillgänglig bruttoyta samt antal parkeringsplatser. Många av besökarna kommer dessutom i sällskap med arbetskollegor, om det är en fackmässa, och med familj om det är en publik mässa.

 

Besökarna sprider ut sig i mässlokalen

När besökarna väl är inne på mässan rusar inte alla till en och samma plats utan man sprider sig i lokalerna och går till olika utställare, seminarier, inspirationsytor etc.

 

Experter på flödeshantering

I rollen som mässarrangör ingår att vara van att hantera flöden av människor, både ur ett logistiskt och ur ett säkerhetsperspektiv. Det kan handla om skyltning, hur gångar läggs, högtalarupprop, tidsläggning av seminarier, inbjudan till specialaktiviteter, speciella öppettider, placering av extra publikdragande utställare och mycket annat. Dessutom kan olika flödesmätare användas för att, i realtid, kontinuerligt följa hur flödet utvecklas.

 

 

BEPRÖVADE SÄKERHETSRUTINER

 

De flesta mässanläggningarna har idag en gemensam bottenplatta med internationellt testade säkerhetsrutiner och branschgemensamma förutsättningar för att hantera flöden. Exempelvis lokalernas storlek och antalet parkeringsplatser. Det finns även många tilläggslösningar som är avhängiga varje specifik mässas unika förutsättningar och aktuellt smittläge eller nya restriktioner.

 

Generellt

Anläggningarna och arrangörerna har en lång tradition att arbeta i ett nära samarbete med berörda myndigheter som t.ex. polis och brandskyddsmyndigheter. Även ur ett smittskyddsperspektiv arbetar man i ett nära samarbete med berörda myndigheter och utgår ifrån europeiska erfarenheter samt den svenska strategin att hantera pandemin med fokus på (1) fysisk distansering, (2) personligt skydd, samt (3) rengöring och desinfektion. Sedan en tid tillbaka finns en pågående diskussion med Folkhälsomyndigheten.

 

Vägen till mässan

Anläggningarna och arrangörerna arbetar målmedvetet för att minimera riskerna i samband med färden till mässorna. Många parkeringsplatser och en väl utbyggd infrastruktur skapar goda förutsättningar.

 

Entréerna

När besökarna väl kommer till entréerna möts man av tydlig information samt logistik som möjliggör fysisk distansering vid insläppet till mässan.

 

Inne på mässan

Väl inne i anläggningen och på mässans olika delar finns en mängd olika åtgärder för att se till att reglerna kring fysisk distansering, personligt skydd, samt rengöring och desinfektion följs. Allt detta utan att utrymningsplaner och brandskyddsregler åsidosätts.

 

Att lämna mässan

När besökaren ska lämna mässan finns separerade utgångar samt speciella sopstationer för använda munskydd. Efter att mässan stängts för dagen påbörjas arbetet för att förbereda lokalerna inför nästa öppningsdag.

 

Rutiner för att hantera misstänkta fall

Rutinerna för att hantera misstänkta fall följer de tre grundprinciperna: isolera, skydda samt bedöma symptomen.

 

Utländska erfarenheter

”Over the summer, we have seen a growing number of leading exhibition countries in Asia

reopening the business events sector, with COVID regulations in place that are in many

cases based on industry guidance like the “UFI Global Framework”1 and the open source “All

Secure Standard”2. Examples are China and Japan (the top 2 markets in the region; China

the global number 2), South Korea and Malaysia. In all countries, numerous trade shows and

business events took place. None of them has been identified as a source of infections.

 

Likewise, all major exhibition markets within the EU (Germany, France, Spain, Italy) have by

now been reopened by their respective governments in general, again with COVID

regulations and limitations in place in line with general COVID policies. These differ from

country to country. In Germany, the world’s 3rd largest exhibition market, the government

back in May separated trade shows and business conferences explicitly from the general

types of “mass gatherings”, stating that these organized gatherings offer crowd control,

tracking and tracing as needed to prevent infections. Shows are taking place on the basis of

local hygienic concepts that have to be approved by the local authorities. Numerous shows

have taken place so far, with audiences ranging between a few thousand visitors to

100,000+ visitors over ten days. No infections have been reported here as well. Good case

studies are “Caravan Salon” (Duesseldorf), “Nordstil” (Hamburg), “Trendset” (Munich), or

“all about automation” (Essen).”

 

KAI HATTENDORF, UFI MANAGING DIRECTOR, SEPTEMBER 2020

UFI är de internationella mässornas branschorganisation, med säte i Paris

 

 

Aktuella länkar

UFI, “Global framework for reopening exibitions and B2B trade events post the emergence from COVID-19

 

 

ATT UTNYTTJA MÄSSORNAS MÖJLIGHETER

 

Nu har den första entusiasmen över de digitala mötesformaten lagt sig. Det är enkelt, smidigt och har många andra fördelar, men det saknas något. Det informella samtalet, det oväntade mötet, möjligheten att läsa av kroppsspråk och ansiktsuttryck, chansen till nya kontakter.

 

Missförstå oss rätt. Vi säger inte att allt kommer att bli som innan pandemin. Tvärtom kommer det digitala och det fysiska att gifta sig och de fysiska mässorna ersätts av hybridmässor med fygitala inslag. För dig som utställare är det goda nyheter. Det skapas ytterligare möjligheter för dig att lyckas i dina målsättningar.

 

 

Enkel checklista

• Har mässan utvecklats från att vara enbart en fysisk mässa till att bli en hybridmässa? Vilka nya möjligheter skapar det för dig som utställare?

• Besluta om era målsättningar med ert mässdeltagande.

• Hur påverkar Covid-19 effekterna ert mässdeltagande? Monterstorlek, monterutformning, antal som arbetar i montern samtidigt, ändrade besökarbeteenden etc. Utgå ifrån (1) fysisk distansering, (2) personligt skydd, samt (3) rengöring och desinfektion. Kontrollera även med arrangören vad som gäller.

• Sätt din personal i fokus. Vad krävs för att de ska vara mässans överlägset bästa monterpersonal? (Kunskap, Motivation, Energi).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Börja detaljplaneringen enligt Fairlink-modellen.

• Kalkylera och budgetera ert ROE = Return On Events.

 

Vill du veta mer om hur du lyckas som utställare på en hybridmässa? Snart lanserar vi en ny utbildning som handlar om just det. Vill du få en notis när den är klar så maila mig så får du mera info när den är klar.

 

Fler utbildningsmöjligheter

Mässguru-boken. Nu kan du köpa världens mest sålda mässbok till extrapris. Klicka här.

Webbutbildningar. Bekvämt, enkelt och lärorikt (fast du missar den fysiska kontakten förstås). Klicka här.

Zoom: Håll ögon och öron öppna.

Instagram: fairlinksverige. Klicka här.