Att ställa ut på en mässa är både enkelt och svårt. Enkelt, för att det i grunden handlar om att ha en tydlig målsättning och att alla gör sitt bästa för att nå den. Svårt, för att vi ofta fastnar i detaljer och tappar fokus. Här kommer åtta tips som hjälper dig att lyckas som utställare.
1. Låt inte slumpen avgöra ert resultat. Gör medvetna val som hjälper er att nå era satta mål.
2. Var både mässrealist och mässindividualist. Realist som förstår vad som krävs för att lyckas och individualist för att sticka ut gentemot konkurrenter.
3. Varje problem har sin lösning. Fastna inte när problemen dyker upp utan gå vidare. Utmaningarna kommer, men allt går att lösa.
4. Effektiv kommunikation kräver enkelhet. På en mässa konkurrerar du med hundratals andra utställare om att göra avtryck. Det är inte platsen för många och långa budskap. Var konkret, tydlig och konsekvent.
5. Besökaren ”måste” inte besöka din monter, men det finns en anledning till varför han/hon kommit till mässan. Ta reda på den och erbjud lösningar. Leta eter ”The sweet spot” i varje samtal, diskussionsämnen som är relevanta både för dig och för besökaren. Glöm inte att varje besökare är VIP, dvs en Väldigt Individuell Person. Varje besökare är unik och har individuella behov.
6. De som ska arbeta i montern är din viktigaste resurs – behandla dem som sådana. Se till att de både har rätt kunskap, rätt motivation och arbetsförhållanden som gör att de orkar vara på topp varje ögonblick som de arbetar i montern.
7. Lova inte besökarna mer än ni kan hålla. Var tydlig när ni kommer överens om vad som är nästa steg efter mässan. Underlova och överleverera.
8. Glöm aldrig bort anledningen till att ni ställer ut – besökarna!
Att besöka en fackmässa erbjuder en fantastisk chans att undersöka en marknad, knyta nya kontakter, få inspiration och nya idéer. Här är några användbara tips som hjälper dig att få ut det mesta av ditt besök.
Nyckeln till att få ut det mesta av den begränsade tiden på en mässa är att sätta upp mål inför besöket. Du kanske på förhand vet vilka utställare som du vill besöka, vilka kontakter du vill återuppta, nya kontakter du vill få eller vilka programpunkter du vill gå på. Prata med dina kollegor, som kanske inte ska besöka mässan, om vad som vore intressant för dem att få information om. Ju mer du planerar ditt besök, desto mer kommer du att få ut.
Allt fler besökare kommer tillsammans med kollegor till en fackmässa, vilket är en fördel då man kan titta på olika produkter och tjänster ur olika synvinklar. Diskutera olika alternativ tillsammans och få en gemensam kunskapsbas. Då blir beslutsprocessen efter mässan mycket snabbare.
Har du nyanställda som snabbt ska komma in i branschen? Ett besök på en fackmässa innebär en unik möjlighet att få en gedigen introduktion och knyta nya nätverk.
Ju mer du vet om vad som kommer att hända på mässan desto lättare har du att planera ditt besök. Titta på vad arrangörerna och utställarna erbjuder i form av seminarier och andra aktiviteter. Fall inte i fällan att tro att du sett och hört allt innan; det finns stora chanser att du kommer att lära dig något nytt.
Under ditt besök kommer du att träffa många intressanta människor och företag. Vissa möten är planerade medan andra är helt spontana, men gemensamt är att de tar tid. Ett oplanerat möte kanske spräcker ditt tidschema och likaså kan några av de personer du vill träffa vara upptagna när du kommer till deras monter. Ett bra tips är därför att avsätta tillräckligt med tid, både för det planerade och det oplanerade.
En av de stora fördelarna med mässor är att vi som besökare ofta lär oss saker och infallsvinklar som vi aldrig tänkt på tidigare. Ofta finns det nya och innovativa lösningar på våra utmaningar. Så ta dig tid att prata med produktspecialisterna som du normalt sett kanske inte träffar och besök även nystartade företag. Håll dig informerad om vad som händer ute på marknaden, se dig omkring och var beredd att lyssna.
Ha ett öppet sinne för vem du vill prata med. Få ögonkontakt, le och kom ihåg att ett kort samtal med en angelägen utställare kan vara början på en långvarig relation.
Gå igenom de kontakter och den information som du samlat på dig under besöket och fundera på vad du, eller någon annan på ditt företag, kan ha nytta av. Dela med dig av det du upplevt.
Vad gör du den 28–29 maj? Mig hittar du på Stockholmsmässan i Älvsjö under SM i Ung Företagsamhet där jag har ett av årets viktigaste uppdrag som jurymedlem i ”Årets Monter”. Ett ärofyllt uppdrag där jag ser fram emot att få inspireras och imponeras av årets unga entreprenörer.
SM i Ung Företagsamhet är en nationell arena med fokus på att utveckla alla ungas företagsamhet – för en positiv samhällsutveckling. Mässgolvet kommer att fyllas med hundratals UF-företag från hela landet som visar upp sina affärsidéer och tävlar om SM-guld samt grundskoleelever som presenterar hållbara lösningar för framtiden. Även en nationell lärarkonferens samt spännande möten mellan UF-alumner, näringsliv och politiker äger rum under dessa dagar.
Besök mässan du också, den är öppen följande tider: 28 maj, 18.30-21.00 och 29 maj, 09.00-15.00
Hoppas vi ses där!
Mikael Jansson/VD för Fairlink
Stolt och hedrad över att ha blivit en av fem nominerade till det stora eventpriset Narren. Den 21 februari på Kistamässan avslöjas vinnaren.
Läs mera på Eventeffect:
Möt Mikael Jansson: Nominerad till Narren: Stora Eventpriset 2023
I min årskrönika inför 2023 skrev jag bland annat att smekmånaderna i slutet av 2022 var över och att det nu var dags att börja forma den nya mässbranschen. I samma krönika skrev jag också att det skulle bli ett spännande år. Och visst blev det så.
Branschen lyckades att komma tillbaka efter de katastrofala pandemiåren och fylla upp sina organisationer för att återigen arrangera mässor. Men förutom de genomförda mässorna så var det politiska utspelet om Stockholmsmässans framtid årets största snackis. Att ledande politiker ena veckan talar om att delvis montera ned Stockholms möjligheter som mäss- och mötes-region för att några veckor senare vilja ansöka om vinter-OS p.g.a. evenemangets viktiga besöksnäringseffekter är en svårtolkad strategi.
2024 kommer transformationen av mässbranschen att fortsätta, både i Sverige och internationellt. 2023 var ett lugnare mäss-år, pga färre stora mässor, men 2024 blir mycket intensivare med välfyllda mässkalendrar. Tiden efter pandemin har dessutom visat att människors önskan att träffas, diskutera och umgås är grundläggande och stark trots ökade säkerhetshot och nya digitala mötesmöjligheter. Det kommer dock att skruvas i både format och innehåll, vilket i sig kan vara en utmaning. De flesta av oss säger att vi älskar förändringar, men i grund och botten hatar vi det och vill att allt ska vara som innan – fast ännu bättre. Min förhoppning är att vi under 2024 ska våga släppa gamla sanningar och våga förändra på riktigt. Att som Björn Natthiko Lindblad uttryckte det – våga möta världen och nya idéer med en öppen hand i stället för en knuten. Så håll till godo, här kommer mina spådomar och förhoppningar inför 2024.
Från organisationsnummer till personnummer
Arbetar du inom B2C eller B2B? Glöm det, 2024 är det B2H som gäller, d.v.s. Business to Human. Idag jobbar vi alla inom människobranschen även om vi gör lite olika saker. Alla affärer sker mellan människor. För Fairlink märks det ökande fokuset på individen t.ex. genom att allt fler utställare vill ha utbildning av sin monterpersonal. Att skapa en attitydförändring från att STÅ till att ARBETA i montern. Det märks också genom att både utställande och besökande företag allt oftare använder mässor som ett sätt att utbilda sin personal eller att visa upp sig som en attraktiv arbetsgivare. 2024 sätts individen i centrum, HR-avdelningarna blir inblandade hos utställarna, och vi går från organisationsnummer till personnummer.
Return On Events
1989 skrev Hans Johnsson, Atlas Copco, boken ”Marknadskommunikation, ett paradis för amatörer”. Bokens huvudtes var att en reklaminvestering varken mättes eller diskuterades på samma professionella sätt som t.ex. inför en motsvarande investering i en maskin. Detta gällde inte minst vid mäss-investeringar. Idag har verkligheten hunnit i kapp utställarna och tydliga målformuleringar och utvärderingsmodeller blir alltmer en självklarhet. 2024 kommer vi att få se allt fler medvetna utställare som tar väl underbyggda beslut. ROE = Return On Events blir ett begrepp.
Människor möts för att skapa framtiden
Teknisk utveckling och beteendeförändringar har genom århundraden förändrat förutsättningarna för mötesplatserna. Visst behöver formaten kontinuerligt förändras och utvecklas, men så har det alltid varit. Behovet av tillfälliga mötesplatser där människor och företag med ett gemensamt intresse träffas och gör affärer, utbyter kunskap och skapar nätverk är idag större än någonsin. Vi lever i en verklighet fylld av snabba förändringar och paradigmskiften. AI, elektrifiering, automatisering, hållbarhetsfrågor och nya lagar är bara några exempel. Men mässornas grundläggande funktion är i grund och botten fortsatt detsamma; komprimera en marknad och låta människor träffas för att knyta kontakter, utbyta information & idéer samt göra affärer. Så var det på de gamla handelsplatserna och så är det fortfarande. Under 2024 är mässornas värdeskapande ett ämne som kommer att diskuteras alltmer och inspirera både till nya insikter och utvecklade format som skapar de värden som olika branscher är i behov av. När människor möts då skapas framtiden.
OnLine + OnLive = Sant
Teknikutveckling har aldrig varit ett hot mot det personliga mötet utan det är precis tvärtom. Idag handlar det inte om att välja utan snarare att kombinera OnLine och OnLive. Det gäller för butiker och det gäller för mässor. Pandemin öppnade för en digital flodvåg där vår mognadsgrad ökade rekordartat. Vi gick från panik till att se nya möjligheter. Under 2024 kommer allt fler av möjligheterna att realiseras. Dessutom kommer utvecklingen av AI och relaterade teknologier göra mässorna ännu mer effektiva, engagerande och personliga.
Hållbarhet, säkerhet och osäkerhet
Hållbarhet, Säkerhet och förmågan att hantera Osäkerhet är inget nytt för mässbranschen utan ligger i deras DNA. Hållbarhetsfrågor som t.ex. transporter, mathantering, avfallshantering, energiförbrukning och montermaterial finns i fokus sedan länge. På samma sätt har mässorna sedan länge nära samarbeten med berörda myndigheter för att skapa så säkra mötesplatser som möjligt. Under 2024 intensifieras arbetet ytterligare, bl.a. genom myndigheternas införande av nya lagar och regler som påverkar mässorna. Ett sådant exempel är att det vid årsskiftet införs hårdare regler för vad som gäller för engångsartiklar vid matserveringar. Ett annat exempel är Polisen införande av väskförbud och vad som kommer att gälla för olika mässor.
Fred i Europa och övriga världen där mässorna blir ett verktyg för återuppbyggnad
I juli 1946, efter det andra världskriget, uttalar sig det sönderbombade Frankfurts borgmästare Kolb, “Frankfurt will be a fair city once again”. Bara två år senare, 1948, öppnas återigen Frankfurtmässan för en internationell publik. Nästan 1 200 utställare på 60 000 m2 deltar. Efter andra världskriget var mässorna en viktig motor för att återuppbygga Europa igen. Genom historien har mässor använts för att bygga upp ekonomier och få människor att mötas för att utbyta tankar, information och varor och tjänster. Under 2024 hoppas jag att mässor, över hela världen, får den möjligheten igen i en värld där antalet krig och konflikter minskar i stället för att öka.
Allt kommer kanske inte att fullbordas under 2024 men jag hoppas att 2024 ändå kommer att vara en station på färden. Och skulle jag ha fel i något så tänk på att – Being right is never the point.
Ett riktigt gott nytt och spännande 2024
Mikael Jansson, CEO för Fairlink
I måndags (den 9 oktober) presenterade finansborgarrådet och kommunstyrelsens ordförande i Stockholm Karin Wanngård (S) nyheten att ägarna Stockholm Stad ska sälja Stockholmsmässans mässverksamhet samt riva mässlokalerna i Älvsjö för att i stället bygga 2 000 till 2 500 nya bostäder. Enligt Wanngård anser nuvarande ägarna, Stockholm Stad, att Stockholmsmässan får en bättre framtida utveckling med en annan, icke-kommunal ägare. Här har jag inga invändningar, utan det är fullt möjligt att det är så och eftersom Wanngård är ordförande i Stockholmsmässans styrelse förutsätter jag att hon är bäst lämpad att bedöma detta. Idag är det vanligt med både privata- och kommersiella lösningar och båda varianterna har sina tydliga för- och nackdelar.
Men med nästan 40 års erfarenhet från den svenska och den internationella mässbranschen i ett antal olika ledande roller finns det en hel del annat med Karin Wanngårds utspel som bekymrar både mig och många andra i mässbranschen.
Lite ironiskt kan tyckas att när Göteborg siktar med sin evenemangsstrategi på år 2030, så satsar Stockholm Stad i stället på att samma år ha rivit sin, och Sveriges, största mässanläggning. Detta utan att ha en presenterad lösning på ny anläggning.
Om det inte, snarast möjligt, redovisas lösningar både avseende nya och långsiktiga ägare till Stockholmsmässan samt nya mäss- och kongresslokaler i relevant storlek är det stor risk för att Stockholm för lång tid framåt tappat sin förmåga och roll att vara en av de starkaste motorerna i den nordiska mässbranschen. En verklighet som kommer att drabba alla från hotell och restauranger till skattebetalarna mycket hårt. Det blir dags att för gott slopa benämningen ”Stockholm – The Capital of Scandinavia”.
Mikael Jansson
VD analysföretaget Fairlink AB
FOTNOT
1) 2018 presenterade turismforskningsinstitutet ETOUR en rapport där man tillsammans med världsledande evenemangsforskare identifierade sex indikatorer som mäter evenemangseffekt (förutom det rent ekonomiska effekterna).
Samhällelig livskvalité: Berikar evenemanget vardagen för lokalsamhället eller upplevs det försämra levnadsvillkoren?
Samhällelig stolthet: Hur påverkar evenemanget känslan av stolthet över den plats man bor på?
Socialt kapital: Finns det gott om platser och tillfällen att träffas och umgås med gamla såväl som nya bekantskaper?
Gemensamhetskänsla: Hur påverkar evenemanget sammanhållningen i ett samhälle?
Samhällelig kompetensutveckling: Vilka möjligheter ger evenemanget lokalsamhället att bygga kunskaper och utvecklas?
Facilitetseffekt: Vilket fysiskt arv evenemanget lämnar efter sig (exempelvis arenor och annan infrastruktur) som sedan kan användas av lokalsamhället.
2) Källa: AUMA.
3) Källa: UFI
4) Några exempel på utställningsytan hos den största anläggningen i några europeiska huvudstäder: Paris (264 000 m2), Madrid (200 000 m2), Berlin (180 000 m2), Rom (167 000 m2), Warszawa (130 000 m2), Istanbul (120 000 m2), Bryssel (115 000 m2), Amsterdam (112 000 m2) och London (110 000 m2)
Att besöka en fackmässa erbjuder en fantastisk chans att undersöka en marknad, knyta nya kontakter och få inspiration och nya idéer. Här är några användbara tips som hjälper dig att få ut det mesta av ditt besök
Nyckeln till att få ut det mesta av den begränsade tiden på en mässa är att sätta upp mål inför besöket. Du kanske på förhand vet utställare som du vill besöka, kontakter du vill återuppta, nya kontakter du vill få eller vissa seminarier som du vill besöka. Prata med dina kollegor, som kanske inte ska besöka mässan, om vad som vore intressant för dem att få information om. Ju mer du planerar ditt besök, desto mer kommer du att få ut.
Allt fler besökare kommer i grupp till fackmässorna. Anledningen är att man då kan titta på olika produkter och tjänster ur olika synvinklar. Diskutera olika alternativ tillsammans och få en gemensam kunskapsbas. Då blir beslutsprocessen efter mässan mycket snabbare.
Har du nyanställda som snabbt ska komma in i branschen? Ett besök på en fackmässa innebär en unik möjlighet att få en gedigen introduktion och knyta nya nätverk
Ju mer du vet om vad som kommer att hända på mässan desto lättare har du att planera ditt besök. Titta på vad arrangörerna och utställarna erbjuder i form av seminarier och andra aktiviteter. Fall inte i fällan att tro att du sett och hört allt innan; det finns stora chanser att du kommer att lära dig något nytt.
Under ditt besök kommer du att träffa många intressanta människor och företag. Vissa möten är planerade medan andra är helt spontana. Men gemensamt är att de tar tid. Ett oplanerat möte kanske spräcker ditt tidschema och likaså är kanske några av de personer du vill träffa upptagna när du kommer till deras monter. Ett bra tips är därför att avsätta tillräckligt med tid, både för det planerade och det oplanerade.
En av de stora fördelarna med mässor är att vi som besökare ofta lär oss saker och infallsvinklar som vi aldrig tänkt på tidigare. Ofta finns det nya och innovativa lösningar på våra utmaningar. Så ta dig tid att prata med produktspecialisterna som du normalt sett kanske inte träffar och besök även nystartade företag Håll dig informerad om vad som händer ute på marknaden, se dig omkring och var beredd att lyssna.
Ha ett öppet sinne för vem du vill prata med. Få ögonkontakt, le och kom ihåg att ett kort samtal med en angelägen utställare kan vara början på en långvarig relation.
Gå igenom de kontakter och den information som du samlat på dig under besöket och fundera på vad du, eller någon annan på ditt företag, kan ha nytta av. Dela med dig av det du upplevt.
Att ställa ut på en mässa är både enkelt och svårt. Enkelt, för att det i grunden handlar om att ha en tydlig målsättning och att alla gör sitt bästa för att nå den. Svårt, för att vi ofta fastnar i detaljer och tappar fokus. Hos oss på Fairlink hittar du de verktyg och stöd som hjälper dig till att ta nästa steg som utställare och maximera dina mässresultat. Som grund har vi tagit fram åtta budord som kan leda er i era kommande mäss-deltaganden.
1. Låt inte slumpen avgöra ert resultat.
2. Var både mässrealist och mässindividualist.
3. Varje problem har sin lösning.
4. Effektiv kommunikation kräver enkelhet.
5. Besökarna ”måste” inte besöka din monter, men det finns en anledning till varför de kommer till mässan. Ta reda på den och erbjud lösningar.
6. De som ska arbeta i montern är din viktigaste resurs – behandla dem som sådana.
7. Lova inte besökarna mer än ni kan hålla.
8. Glöm aldrig bort anledningen till att ni ställer ut – era kunder!
På LinkedIn presenterar Fairlink kontinuerligt korta videofilmer där vi ger tips och förmedlar idéer på hur du som ställer ut på en mässa kan arbeta för att få ut mesta möjliga av er insats. Inte vill du väl missa det? Så klicka på länken och gå in och följ. Det kommer att löna sig. Vi lovar!
https://www.linkedin.com/in/mikael-jansson-5692b4/
Ingen kan påstå att 2020-talet har börjat lugnt. Inledningen med helt stängda pandemiår gick 2022 över till krig, skenande inflation, lågkonjunktur, långa leveranstider, komponentbrist och energikriser. Under hösten 2022 tvingades ovana och ringrostiga organisationer både bland arrangörer, utställare, monterbyggare och besöksnäringen leverera som aldrig förr. Många nya och gamla medarbetare gjorde ett fantastiskt jobb med att genomföra mässor med en kortare uppstartssträcka än vad som tidigare ansetts möjligt. Allt blev inte perfekt, men glädjen och nyttan av att äntligen få mötas igen var stor både hos besökare och utställare. Ibland på gränsen till euforisk.
Idag känns pandemin avlägsen, men för bara nio månader sedan var det inte tillåtet att genomföra större evenemang och pandemiåren har varit tuffa för näringen. Vad kan vi då dra för lärdom inför framtiden? Den amerikanske psykologen Henrie Weisninger har definierat sju faser som de flesta som möter motgångar går igenom. (1) Man tappar gnistan, (2) Ilska, (3) Längtan efter den gamla goda tiden, (4) Depression, (5) Acceptans – att möta den nya utmaningen, (6) Nytt hopp samt (7) Positiv aktivitet.
Alla som arbetar med mässor har nog under pandemin gått igenom flera av känslorna, men inför 2023 har vi nu städat av de sex första faserna och det är dags att gå in i den sjunde fasen – positiv aktivitet. Smekmånaderna är över och 2023 är det dags att börja utforma den nya mässbranschen. En bransch som har många utmaningar att hantera men ännu fler möjligheter.
Så här kommer min lista över vad som kommer att hända under 2023.
1. Mässornas status ökar
De hotell, restauranger, regioner, utställare och besökare som inte förstått mässornas betydelse lärde sig det den hårda vägen under pandemin. Under 2023 kommer insikten att komma till ännu fler. Betydelsen av personliga möten är stor, inte minst i en värld där relationer tappas när omorganisationer, pensionsavgångar och nyrekryteringar blivit vardag. Bland regioner kommer kampen om att bli platsen för olika evenemang att hårdna.
2. En ny generation utställare och besökare
Två och ett halvt år är en lång tid och människor och företag glömmer fort. Att mötas fysiskt, hur var det nu man gjorde och varför? De utställare som först får upp sina mässorganisationer på banan blir 2023 års stora vinnare. Utbildad och engagerad personal som arbetar i montern på ett medvetet sätt blir ett måste.
3. Syften med att delta på mässor förändras
En mässa krymper och samlar en marknad – det förändras inte. Däremot förändras utställarnas och besökarnas mål med att delta. För utställare har det genom åren handlat om att göra affärer, visa nyheter, stärka varumärket och underhålla relationer etc. Förutom detta kommer det att under 2023 även handla om att rekrytera personal, skapa nya relationer som ersättning för de som försvunnit under pandemin och hitta nya marknader. För besökande företag kommer vi att se hur allt fler företag skickar nyanställd personal till mässor som ett sätt att snabbt ge dem förståelse för branschen och skapa nya nätverk (något som även gäller för utställare). Annan personal får besöka mässor för att kompetensutvecklas. Mässor blir på så sätt en naturlig del av företagens HR- och onboarding-strategi.
4. Tik-tok generationen kräver tydliga och kortfattade budskap
Tik-tok och andra sociala medier har bidragit till att människors uppmärksamhetstid har förkortats. Detta är en utveckling som kommer att fortsätta. För den som vill nå ut med sitt budskap gäller att vara extremt tydlig, kortfattad och visuell. Inte minst när man ställer ut på mässor.
5. Mässbudgetarna omfördelas
Lågkonjunktur, inflation, besparingar, sjunkande aktiekurser och huspriser. Det finns ekonomisk oro i luften och både företag och privatpersoner ser över sin ekonomi. Under 2023 kommer många utställare skruva på intäktssidan i sina mässmål men också se över hur man fördelar sin kostnadsbudget. Med utgångspunkt från vad som skapar mest mervärde kommer utställare att diskutera transporter, boende, monterutformning, kvadratmeter, personalutbildning, inbjudningskampanjer etc.
6. Nya mässformat
Även mässformaten kommer att förändras. Hållbarhet, säkerhet men även planer för att hantera osäkerhet blir en självklarhet. Hybridevenemang blir standard, men allt högre krav kommer att ställas från de digitala deltagarna. Kraven kommer även att öka från de som vill besöka fysiskt. Restid kräver ett värde i utbyte. Mässorna kommer att kämpa med tidsparadoxen. Om hybridevenemang utökar både den geografiska och den tidsmässiga räckvidden, när och var arrangeras mässan egentligen? Mässkalendrarna kommer att förändras.
Men kommer inte allt att bli som vanligt igen om ett tag? Nej, knappast är mitt svar. 2022 innebar en semi-normal verksamhet och 2023 är starten på att skapa det nya normala.
Så trots lågkonjunktur, skenande inflation och energikris är min framtidstro stark. Vi har många utmaningar, men inte minst väldigt många möjligheter. Låt oss hjälpas åt att ta vara på dem. Jag ser fram emot ett nytt år med positiv utveckling av nya mässlandskap och nya koncept där såväl gamla som nya sanningar kommer i ljuset. Det blir ett spännande år. Häng med!
Ett riktigt gott nytt 2023 fyllt av positiv aktivitet önskar jag
Mikael Jansson, CEO för Fairlink